Wanneer u kosten maakt en deze uitgaven zijn gedaan met het oog op zakelijke belangen, dan zijn deze kosten in beginsel zakelijk. Het kan voorkomen dat de Belastingdienst vindt dat de kosten eigenlijk privé-uitgaven zijn en dat deze dus beperkt- of niet aftrekbaar zijn.
Wanneer zijn kosten zakelijke uitgaven en wanneer privé-uitgaven?
De hoofdregel voor aftrek van zakelijke kosten is simpel: alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming of beroep zijn aftrekbaar.
Wat zijn de boetes op onterecht opgevoerde zakelijke kosten?
Wanneer u privé uitgaven opvoert als zakelijke kosten dan kan dit gepaard gaan met flinke boetes. Deze boetes kunnen oplopen tot 50% en bij fraude zelfs tot 100% van de gecorrigeerde kosten. Het is dus goed opletten of dit binnen uw administratie goed geadministreerd is.
Aftrek van reis- en verblijfkosten
Reis- en verblijfkosten bestaan uit kosten voor: vluchten, openbaar vervoer, taxi’s, gebruik eigen auto of auto van de zaak, overnachtingen, maaltijden, eten en drinken met zakelijke relaties en dergelijke. Voor aftrek van reis- en verblijfkosten gelden diverse beperkingen, omdat uitgaven voor deze kosten volgens de wetgever privé voordelen kunnen opleveren.
De wetgever heeft bepaald dat voor een ondernemer de zakelijke kosten voor:
- voedsel, drank, genotmiddelen (bijvoorbeeld sigaretten)
- representatie (geschenken, borrel, etentje)
- congressen, seminars, studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten)
..slechts beperkt aftrekbaar zijn. Dit geldt voor kosten gemaakt in binnen- en buitenland. Slechts het gedeelte boven een bedrag van € 4.500,- per jaar is aftrekbaar. In plaats van deze drempel mag u ook kiezen om 73,5% van deze kosten af te trekken. Voor ZZP’ers en kleine bedrijven is de laatste variant meestal het voordeligst.
Overige belastingregels aftrek reis- en verblijfskosten
- reizen en verblijf in verband met cursussen en opleidingen voor studie en beroep, alsmede in verband met congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke, niet aftrekbaar zijn voor zover deze meer bedragen dan € 1.500,-
- boetes uit binnen- en buitenland zijn niet aftrekbaar
- reiskosten met privé (gehuurde) auto aftrekbaar zijn tot maximaal € 0,19 per km.
Tips boekhouding reis- en verblijfskosten
- Toon het zakelijke karakter aan! Het zakelijk karakter mag verondersteld worden bij een dienstreis of overwerk
- Schrijf bij zakelijke etentjes met relaties de namen van de relaties en bedrijfsnamen op de factuur
- Bij een werklunch met medewerkers zal u het zakelijke karakter aannemelijk moeten maken, bijvoorbeeld door een agenda en verslag van de bespreking
- Splits de kosten van verblijf in overnachting en eten/drinken (omdat eten en drinken tijdens een verblijf niet volledig aftrekbaar zijn onder de drempel van € 4.500,- p/jr) en vraag bijvoorbeeld in een hotel om een gespecificeerde rekening. Als de kosten erg klein zijn t.o.v. het totale bedrag (maaltijd in een vliegtuig,) is dat niet nodig.
Aftrek van reis- en verblijfkosten voor de omzetbelasting (btw)
De btw komt uiteraard alleen in aanmerking voor aftrek als de kosten dienstbaar zijn voor met btw belaste omzet.
U mag geen btw aftrekken over:
- kosten voor eten en drinken dat u gebruikt in een horecagelegenheid
- kosten voor cateringdiensten als deze verzorgd worden in een ruimte die speciaal daarvoor is ingericht (bijvoorbeeld een partytent of een afgehuurde ruimte)
U mag wel btw aftrekken over:
- eten en drinken dat u meeneemt
- overnachtingskosten
