Wat zijn representatiekosten nu precies?
Als ondernemer moet je jezelf en je onderneming goed neerzetten en kunnen presenteren. De kosten daarvoor zijn kosten die je maakt voor je zaak en deze zijn dus aftrekbaar. Er zijn echter wel ‘spelregels’ door de Belastingdienst opgelegd.
Zakelijke lunch of diner
Als je een zakelijke lunch of diner met een klant hebt om bijvoorbeeld die ene opdracht binnen te halen, dan vallen deze kosten onder representatiekosten. Pas boven de drempel van € 4.500,- zijn deze kosten zakelijk aftrekbaar. Je kunt echter gebruik maken van de zogenaamde 80%-20% regeling. Je mag de kosten dan al direct zakelijk boeken voor 80% en de overige 20% van de gemaakte kosten moeten dan als ‘privé opname’ (eenmanszaak/VOF) of ‘rekening-courant directie’ (BV) geboekt worden. Let op! Bij representatiekosten die gemaakt worden in de horeca is het absoluut verboden om Btw als voorbelasting op te geven. Deze Btw krijg je dus niet terug. Ook is het verplicht bij te houden met wie je deze zakelijke lunch had. Schrijf bijvoorbeeld op het bonnetje van het restaurant op met welke zakelijke relatie je het etentje had.
Wanneer zijn kosten voor een feestje zakelijk?
Als het bedrijf een jaar bestaat of als je net begonnen bent en de ondernemers uit de buurt (potentiële klanten) wilt uitnodigen om jouw zakelijke netwerk uit te breiden, dan heeft een feestelijke uitnodiging ter kennismaking of jubileum viering vooral een zakelijk karakter. Immers zijn jouw uitgenodigde gasten allemaal zakelijke gasten. De kosten kunnen dan eveneens voor 80% zakelijk geboekt worden.
Bij het vieren van persoonlijke gebeurtenissen kunnen zakelijke belangen meewegen. Ook de kosten die daarmee zijn gemoeid, zijn aftrekbare ondernemingskosten. Zo zijn de extra kosten van een feestavond ter gelegenheid van het huwelijk of verjaardag van de ondernemer waarbij naast familie ook werknemers en zakelijke relaties aanwezig zijn, aftrekbaar. Kostenverdelingen op basis van de verdeling tussen ‘privégasten’ en ‘zakelijke gasten’ zijn in de uitvoeringspraktijk heel gebruikelijk.
De Belastingdienst moet natuurlijk het zakelijk aspect ervan kunnen controleren. Een gastenlijst is dan een uitkomst. Aan de hand van de gastenlijst kan eenvoudig worden teruggezien in hoeverre het zakelijk aspect aanwezig was.
En de kosten voor een personeelsfeest?
Het personeelsfeest moet openstaan voor 75% van uw werknemers. Ook de partner of kind(eren) van de werknemers mogen komen. De maximale kosten op jaarbasis (dus voor alle feestjes) zijn € 454,- per werknemer. Je mag wel meer kosten maken, maar dit wordt gezien als loon en dit wordt zwaarder belast dan de normale loonheffing! Als aan de voorwaarden wordt voldaan, zijn de kosten aftrekbaar van de winst.
De Btw op de kosten van het personeelsfeest is aftrekbaar mits de totale kosten per werknemer niet meer bedragen dan € 227,- per jaar (excl. Btw). Deze complexe regeling is opgenomen in het BUA (het Besluit Uitsluiting Aftrek).
Personeel mee op Ski-vakantie?
In plaats van een personeelsfeest kun je als ondernemer dus ook met het personeel op vakantie gaan. Dit is heel goed voor de teambuilding. Omdat de kosten snel oplopen bij een dergelijke organisatie, zie je dan ook dat bedrijven hun medewerkers vragen om een financiële bijdrage. Vaak betaald personeel dan het bedrag dat boven de drempel uitkomt.
Representatiekosten tijdens een zakelijke reis naar het buitenland?
De reiskosten (bijvoorbeeld vliegtickets) zijn altijd geheel zakelijk aftrekbaar. Ook als een deel van de reis privé is. Wel zijn bijvoorbeeld de hotelovernachtingen naar ratio. Als je 2 dagen zakelijke afspraken hebt staan en daarna nog 2 dagen langer blijft voor privé zaken, dan zullen deze laatste 2 hotelnachten voor eigen rekening zijn. Zakelijk lunch of diner is ook hier 80% zakelijke kosten. Als je als eigenaar van een eenmanszaak uit eten gaat in je eentje of boodschappen voor jezelf doet tijdens deze zakelijke reis, dan zijn deze kosten voor eten geheel privé. Als je personeel op zakelijke reis stuurt, dan kun je dit eten wel zakelijk boeken als een maaltijdvergoeding of als reis- en verblijfskosten (onbelast volgens de werkkostenregeling).
