Wat zijn de spelregels?
Bij het doorberekenen van kosten aan de klant, moet hierover in principe altijd Btw berekend worden.
Daarbij moet het Btw tarief gehanteerd worden dat je normaal gesproken ook aan de klant in rekening brengt.
BTW over doorbelaste onkosten wordt vaak fout berekend. Het onderwerp komt vooral aan de orde wanneer startende ondernemers, ZZP’ers of andere zelfstandige ondernemers met hun opdrachtgever afspreken dat bepaalde onkosten mogen worden doorbelast.
Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan kosten voor treinreizen, taxiritten, autokilometers, hotel, eten en drinken, of verzendkosten. Soms ook kosten voor de aanschaf van een duur apparaat ten behoeve van de opdrachtgever, bijvoorbeeld een Server door een IT-dienstverlener.
Onjuiste BTW over doorbelaste onkosten
Stel, op jouw factuur staat een bedrag voor jouw feitelijke dienstverlening en een of meer bedragen voor doorbelaste onkosten. Hieronder de top 5 meest gemaakte fouten met BTW over doorbelaste onkosten:
- Je berekent de BTW correct over jouw dienstverlening, dus met het percentage dat geldt voor jouw diensten. Je brengt geen BTW over doorbelaste onkosten in rekening. Dit laatste is wettelijk onjuist en kan je op een naheffing en/of boete van de belastingdienst komen te staan.
- Je berekent de BTW correct over jouw dienstverlening. Je berekent de BTW over doorbelaste onkosten met de percentages die oorspronkelijk betaald zijn door jou, bijvoorbeeld 9% over eten en drinken. Dit laatste is wettelijk onjuist en kan je op een naheffing en/of boete van de belastingdienst komen te staan.
- Je berekent de BTW correct over jouw dienstverlening. Je berekent de BTW over doorbelaste onkosten eveneens met hetzelfde correcte percentage. Fiscaal is dit in orde. Echter, de doorbelaste onkosten heb je inclusief de door jou betaalde BTW op de factuur gezet, terwijl de betaalde BTW mag worden teruggevraagd aan de belastingdienst. Zo breng je de opdrachtgever te veel in rekening. Je krijgt de BTW tweemaal terug: één keer van de belastingdienst en één keer van de opdrachtgever.
- Je berekent de BTW correct over jouw dienstverlening. Je berekent de BTW over doorbelaste onkosten eveneens met hetzelfde correcte percentage. Fiscaal is dit in orde. De doorbelaste onkosten zet je exclusief BTW op de factuur, terwijl de betaalde btw niet mag worden teruggevraagd aan de belastingdienst. Bijvoorbeeld de kosten voor eten en drinken in de horeca of in het buitenland betaalde BTW. Zo doe je jezelf tekort.
- Je stuurt de originele bonnen mee met de factuur voor je opdrachtgever. Daardoor kan jij bij een belastingcontrole in de problemen komen, omdat je jouw zakelijke kosten en teruggevraagde BTW niet goed kunt verantwoorden.
BTW over doorbelaste onkosten correct verwerken
Voorkom nare verassingen en pak het aan zoals wij aan onze klanten adviseren:
- De onkosten zijn voor jou om te beginnen gewone zakelijke uitgaven: je boekt de kosten in, bewaart de factuur of bon in jouw administratie en vraagt de betaalde BTW over doorbelaste onkosten terug aan de belastingdienst (voor zover dat is toegestaan).
- De kosten exclusief BTW zet je op je factuur aan de opdrachtgever. Dit is voor de fiscus onderdeel van je normale omzet. Als je de BTW over doorbelaste onkosten niet kunt terugvragen, zet je de kosten incl. BTW op jouw factuur.
- Over het geheel van de gefactureerde bedragen, bestaande uit de kosten voor jouw dienstverlening én onkosten, bereken je het BTW-tarief dat voor jouw dienstverlening geldt (meestal: 21%).
- Jouw opdrachtgever stuur je jouw factuur plus kopieën van de bonnen als verantwoording van de doorbelaste onkosten. De originele bonnen of facturen blijven in jouw administratie. Het is immers jouw zakelijke inkoop die jij moet kunnen verantwoorden tegenover de belastingdienst.
Met deze regels voorkom je boetes. Denk je van: zit het eigenlijk bij mij nu allemaal wel goed? Wij kunnen dat voor je uitzoeken. Neem contact op we bespreken graag met je wat er mogelijk is.
Tip: factureer alléén je eigen diensten!
Als je een duur apparaat koopt voor je opdrachtgever (op zijn verzoek), dit door levert en via jouw factuur doorbelast dan ben je wederverkoper geworden van dat apparaat. De BTW regels zijn hiervoor al beschreven, maar er is een ander probleem.
Als jij dat dure apparaat op jouw factuur zet dan ben jij de leverancier van dat apparaat geworden. Als de opdrachtgever er problemen mee krijgt, klopt hij misschien bij jou aan. Je zou zelfs te maken kunnen krijgen met aansprakelijkheid voor fouten.Wees dus echt handig en begin er niet aan!
Factuur maken voor eigen diensten en producten èn de kosten van opdrachtgever?
Wanneer je met een opdrachtgever een prijs overeenkomt kan het voorkomen dat je zowel een honorarium afspreekt als ook vergoeding voor reiskosten of andere kosten. De omzetbelasting moet dan over het geheel van de vergoedingen in rekening worden gebracht. Stel, je hebt een opdracht voor een muurschildering. Je hebt met de opdrachtgever afgesproken dat je daarvoor € 2.000 honorarium exclusief omzetbelasting krijgt, plus vergoeding voor materiaalkosten en reiskosten. Stel dat die materiaalkosten € 230 bedragen en je reiskosten € 190. Je factuur moet dan als volgt opgemaakt worden:
Factuur
Diensten/producten 2.000
Materiaalkosten 230
Reiskosten 190
Totaal exclusief btw 2.420
Omzetbelasting 21% 508
Totaal te betalen 2.928
Kostenberekening zonder omzetbelasting?
Soms zie je dat alleen over het honorarium omzetbelasting wordt gefactureerd en over de in rekening gebrachte kosten niet. Dat mag alleen in uitzonderingsgevallen. Het mag alleen gaan om kosten die de opdrachtgever had moeten maken, maar zijn voorgeschoten door jou als opdrachtnemer. Dat kunnen bij voorbeeld hotelkosten zijn wanneer je hebt moeten overnachten. Het mag echter nooit gaan om kosten die voortvloeien uit de inhoud van je opdracht zelf. De bovenstaande factuur zou er als volgt uit kunnen zien, gesteld dat je bij voorbeeld € 200 extra hotelkosten hebt moeten voorschieten die voor rekening van de opdrachtgever hadden moeten komen:
Factuur
Diensten/producten 2.000
Materiaalkosten 230
Reiskosten 190
Totaal exclusief btw 2.420
Omzetbelasting 21% 508
Subtotaal inclusief btw 2.928
Voor u voorgeschoten kosten 200
Totaal te betalen 3.128
Hoe verwerk je dan de kosten als je ze doorberekent aan een opdrachtgever?
Als je kosten doorberekent aan een opdrachtgever, heb je ze eerst zelf gemaakt. Doorberekende kosten horen dus eerst in je kostenboekhouding te worden opgenomen. Daarna worden ze doorberekend, en horen dan tot de opbrengsten. In bovengenoemde voorbeelden is sprake van materiaalkosten en van reiskosten. De mariaalkosten bedragen € 230. Je hebt daarvoor een factuur ontvangen van € 230 exclusief omzetbelasting. De omzetbelasting bedroeg 21% ofwel € 48,30. Je betaalde dus € 278,30 maar de omzetbelasting vraag je terug, zodat je kostenpost € 230 bedraagt. Je berekent daarom het bedrag van de kosten aan je opdrachtgever door exclusief de teruggevraagde omzetbelasting. Zo ook bij de reiskosten. Stel nu dat je de reiskosten hebt gemaakt omdat je enkele keren met de trein hebt gereisd. Op kosten van openbaar vervoer drukt 9% omzetbelasting. Je hebt voor de trein in totaal € 207,10 uitgegeven; je hebt € 17,10 omzetbelasting teruggevraagd; je kosten bedragen dus € 190 en die bereken je door. Wat je nu zult opvallen is dat op die treinkosten 9% omzetbelasting is teruggevraagd, terwijl je bij doorberekening van die kosten 21% omzetbelasting op de factuur staat. Dat moet omdat het omzetbelastingtarief moet worden toegepast dat geldt voor de hoofdprestatie. Dat is niet erg wanneer de ontvanger van je factuur de omzetbelasting terug kan vragen. Wanneer die dat niet kan, is dat jammer, maar niet anders.
Winst maken op doorberekening van kosten
Wanneer je de kosten voor hetzelfde bedrag doorberekent als het bedrag dat je ervoor uitgegeven hebt, maak je geen winst op die kosten. Maar soms kun je daar wél winst op maken. Dat doet zich bijvoorbeeld voor bij klussers. Die krijgen bij het inkopen van materiaal een afnamekorting van 10%. Die korting houden ze zelf, en de kosten berekenen ze meestal aan de klant door voor 100%. Daar is niets mis mee. Verlies maken op kosten komt ook voor. Vooral bij reiskosten. Reiskosten worden vaak vergoed voor een standaardbedrag van € 0,19 per kilometer. Vooral onderwijsinstellingen hebben daar een handje van. Eigenlijk hoort dit het onderwerp van onderhandeling vooraf te zijn. Wanneer je autokosten per kilometer gemiddeld € 0,40 zijn, zou je bij maken van de afspraken over je opdracht een vergoeding van € 0,40 per kilometer moeten voorstellen. Wanneer je tòch accoord bent gegaan met € 0,19 per kilometer (in bovenstaand voorbeeld dus 1.000 kilometer x € 0,19) bereken je die door, echter verhoogd met 21% omzetbelasting. Je verlies is dan: 1.000 x 0,40 minus 1.000 x 0,19, ofwel € 210.
Moet ik de kostenfacturen afgeven aan de opdrachtgever?
Nee, de kosten die je maakt zijn jóuw kosten, en die zul je zelf moeten verantwoorden voor de belastingdienst. Er zijn opdrachtgevers die originele bonnen en nota’s van je verlangen. Ook hier weer: vooral onderwijsinstellingen doen dit. Weiger dat, en geef desnoods een kopie. Het is achterlijk werkgeversgedrag om originele bonnen te verlangen terwijl je als zelfstandige je werk doet.
