Gastouders – aftrekbare kosten 2016

Wat zijn aftrekbare zakelijke kosten en wat niet?

Zakelijke kosten zijn kosten die u binnen redelijke grenzen maakt om uw werk als gastouder te kunnen uitoefenen. Maar de belastingdienst heeft van een aantal soorten kosten bepaald dat ze niet aftrekbaar zijn, ondanks het feit dat u deze kosten wel maakt voor uw werkzaamheden.

NIET AFTREKBAAR
Niet aftrekbaar zijn kosten voor onder meer de werkruimte in de woning en de inrichting ervan. Dit mag alleen als u de woning als ‘zakelijk’ aanmerkt. Dit is specialistisch werk, waar u echt deskundig advies voor moet inwinnen. De consequenties kunnen groot zijn. Dus begin hier niet aan zonder professionele hulp! Ook niet aftrekbaar zijn de kosten van een telefoonabonnement thuis. De gesprekskosten die u maakt voor uw werk zijn overigens wel aftrekbaar. Ook kosten voor muziekinstrumenten, geluidsapparatuur, computers en dergelijke zijn niet aftrekbaar als ze privé bezit zijn.

WEL AFTREKBAAR
Allereerst de opmerking: U mag alle redelijke kosten aftrekken die u maakt om uw werk als gastouder te kunnen doen. Onderstaande soorten kosten zijn aftrekbaar voor het gedeelte dat u ze ook echt voor het werk gebruikt. We komen nog terug op de verdeling van privé- en zakelijke kosten bij de tips.

Aan welke soorten kosten kunt u denken?

ALGEMENE KOSTEN
Kosten inschrijven in landelijk register, verklaring omtrent gedrag (VOG) en bijvoorbeeld de verplichte kinder-ehbo.

SCHOONMAAKKOSTEN
Denk hierbij aan uitgaven voor schoonmaakmateriaal, zeep, vuilnis- en stofzuigerzakken en dergelijke. Moet u vaker de grijze container aan de weg zetten omdat er veel luiers worden gebruikt? Reken dan eens uit of u de kosten van wat extra ledigingen kunt doorberekenen.

SPEELGOED EN SPEELTOESTELLEN
Buitenspeeltoestellen vallen volgens ons niet onder de inrichting van uw woning, dus de eerder genoemde ‘problematiek’ over de werkruimte en inrichting lijkt hier niet voor te gelden. Echter, het is ons bekend dat sommige belastinginspecteurs hier anders over denken.

KNUTSELSPULLEN
Denk hierbij aan papier, lijm, kleurpotloden e.d.

VOORZIENINGEN VOOR VEILIGHEID EN OPVANG
Denk aan de aanschaf van stopcontactbeveiligers, traphekje, tafelhoeken, deurklam, fornuisrekje, veiligheidshaakjes, raambeveiliging, wandelwagen, babybad,  flessenwarmer, wasemmers, EHBOdoos, etc. Hier passen ook heel goed de kosten onder die u moet maken om te kunnen voldoen aan alle veiligheids- en hygiëne-eisen die voortvloeien uit de RI&E.

Overigens wijzen we er nogmaals op dat de belastingdienst het begrip ‘kosten die horen bij de inrichting van de woning’ nogal strak interpreteert. Het kan niet worden uitgesloten dat een aantal zaken in bovenstaand rijtje wordt aangemerkt als ‘kosten voor inrichting van de woning’. Per slot van rekening accepteert de belastingdienst geen aftrek voor de aanschaf van een bank, kinderstoel of box. Waar de grens ligt bekijken wij per voorval.

ETEN, DRINKEN EN TUSSENDOORTJES
De bovenstaande kosten zijn allemaal redelijk gemakkelijk aan te tonen door de bonnetjes te bewaren. Het zou mooi zijn als u de kosten voor eten en drinken van de gastkinderen ook allemaal met bonnetjes kunt aantonen. Dit is in de praktijk echter vaak heel lastig. Want hoe berekent u de werkelijke kosten van de gastkinderen als deze uit de pot mee eten? In het laatste hoofdstuk van deze brochure vindt u een overzicht van de dagelijkse voedingskosten voor een kind. U kunt dit in onze ogen heel goed gebruiken als onderbouwing van voedingskosten die u voor uw gastkinderen hebt gemaakt. Leg dan wel vast hoe vaak de kinderen hebben meegegeten en welke maaltijden ze hebben gebruikt. De werkelijke kosten voor voeding en dergelijke zijn volledig aftrekbaar. Als de ouders van uw gastkind(eren) zelf voeding en drank meegeven, maakt u uiteraard geen kosten.

REISKOSTEN
Reiskosten zijn, zoals ze dat noemen, deels aftrekbaar. Dit houdt in dat u voor elke zakelijke kilometer die u voor uw werk reist een vast bedrag van 19 cent mag aftrekken, ongeachte de werkelijke kosten die u voor het reizen maakt. Het maakt daarbij niet uit van welk vervoermiddel u gebruik maakt (auto, trein, bus,  etc.). De reiskostenaftrek geldt ook voor gastouders die in het kader van de regeling Dienstverlening aan huis (voorheen de regeling Huispersoneel) bij de vraagouder in huis oppassen. U kunt voor uw kilometers een eenvoudige administratie bijhouden.

Reken eerst via een routeplanner of googlemaps uit hoeveel kilometers de reisafstand naar bijvoorbeeld school, peuterspeelzaal of vraagouder is en hou vervolgens bij hoe vaak u de ‘reis’ hebt gemaakt.

Een andere mogelijkheid is dat u de kosten van de aanschaf van bijvoorbeeld een (bak-)fiets als zakelijke kosten opvoert. Voorwaarde is dan wel dat u deze niet privé gebruikt. U moet de fiets dan in 5 jaar afschrijven. Stel dat de (bak-)fiets € 1000,- heeft gekost en vijf jaar meegaat, dan mag u vijf jaar lang elk jaar € 200,- afschrijven (=aftrekbare kosten per jaar). In dit geval mag u natuurlijk niet ook nog eens € 0,19 per kilometer aftrekken.

Regel/tip 1 is dat u zoveel mogelijk bonnetjes en rekeningen bewaart, waarmee u werkelijke uitgaven kunt aantonen. Mogelijk is het slim een aparte rekening te openen en met het bijbehorende betaalpasje de spullen die u voor uw ‘gastouderbedrijf’ aanschaf apart afrekent. U heeft dan meteen, via de rekeningoverzichten, een goed overzicht van uw werkelijke uitgaven.

Regel/tip 2 is dat alle kosten een bewijsbare basis moeten hebben. U moet dus aannemelijk kunnen maken dat deze kosten zijn gemaakt voor de ‘uitoefening van uw werk’ als gastouder. In principe bemoeit de belastingdienst zich niet met de hoogte van uw kosten. Op voorwaarde dat het om toegestane aftrekbare kosten gaat (zie eerder in deze brochure) en dat de verhouding tussen opbrengsten en kosten redelijk is. Indien de belastingdienst constateert dat u wel erg veel kosten maakt in verhouding met uw opbrengsten, kunt u eerder dan normaal een verzoek om toelichting verwachten. Overigens is het zeer logisch als u in het startjaar als gastouder relatief hoge(re) kosten hebt. U zult veel dingen nieuw moeten aanschaffen en/of moeten aanpassen in uw huis. Denk hierbij wel aan het ‘probleem’ van de niet-aftrekbare kosten voor de inrichting van de woning.

Regel/tip 3 is dat u bij het bepalen van uw kosten altijd goed het verschil tussen ‘mijn en dijn’ in de gaten moet houden. Ofwel: hou uw persoonlijke (gezins)uitgaven en de kosten voor het ‘gastouderen’ goed uit elkaar. Dit geldt ook voor de kosten die u maakt voor spullen die u zowel privé als zakelijk (voor het gastouderschap) gebruikt en/of aanschaf. Zorg er voor dat het deel van de kosten dat u op het gastouderen laat ‘drukken’ redelijk en aannemelijk is.

Regel/tip 4 is dat grotere aanschaffingen volgens de ‘afschrijvingsmethode’ ten laste van uw inkomsten worden gebracht. Stel dat een groot speeltoestel € 1000,- kost. Boekhoudkundig mag u ervan uit gaan dat dit toestel na vijf jaar versleten is (afgeschreven is). U mag dan gedurende die periode van vijf jaar de jaarlijkse afschrijvingskosten (€ 1000,- : 5 jaar) van € 200,- als kosten opvoeren. Let wel: u mag natuurlijk niet én de eenmalige aanschaf van € 1000,- én de jaarlijkse afschrijving van € 200,- in rekening brengen, maar uitsluitend de jaarlijkse afschrijving. Die € 1000,- moet u zelf voor financieren. U kunt als handvat gebruiken dat alle aanschaffingen met een waarde onder de € 450,- in één keer mogen worden afgetrokken van uw inkomsten en dat uitgaven daarboven in vijf jaar als afschrijvingskosten kunnen worden opgevoerd.

Regel/tip 5 is dat u kosten waarvoor u een vergoeding krijgt niet mag aftrekken. Dat is logisch, want als u een vergoeding krijgt (bijvoorbeeld voor eten en drinken of luiers) heeft u zelf geen kosten. Formeel gesproken moet u de vergoeding die u ontvangt voor bepaalde zaken bij uw omzet optellen en dan aan de andere kant weer aantonen dat u deze kosten hebt gemaakt en ze weer aftrekt van de omzet. We begrijpen dat veel mensen dit een beetje omslachtig vinden en een tussenoplossing zoeken.

VOEDING EN TUSSENDOORTJES
Het Nibud (Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting) geeft op de site www.nibud.nl veel voorbeelden van kosten en mogelijke besparingen. Via de knoppen Consumenten en thema’s belandt u bij Huishoudelijke Uitgaven en daar vindt u een overzicht van dagelijkse kosten voor eten en drinken. De werkelijke kosten per gastkind hangen onder meer af van leeftijd en totale gezinsgrootte (hoe groter het aantal eters, hoe lager de kosten per persoon).